Jezierski: integracja WH OKNA z programem finansowo-księgowymi

O integracji programów w firmie PPH Jezierski z panem Piotrem Jezierskim rozmawia Rafał Kozio.

Byli państwo pomysłodawcami projektu integracji programu produkcyjnego (WH OKNA) i księgowego (Symfonia). Kiedy odczuli państwo potrzebę integracji i kto był autorem tego pomysłu?
Za pomysł jestem odpowiedzialny ja, ale za realizację - cała grupa ludzi. Potrzeba posiadania narzędzia skutecznie spinającego zamówienia, magazyny, logistykę i produkcję istniała od zawsze. Tak naprawdę ostateczny impuls do działania dały rosnące wymagania klientów co do jakości i terminowości przy jednoczesnym spadku marży wynikającym z ostrej konkurencji.

W pierwszej kolejności przejrzeliśmy dostępne na rynku systemy. Pierwsza grupa to tzw. molochy, a więc systemy ERP. Dla orientacji ich cena liczona jest w milionach złotych. W branży okiennej nie ma tak naprawdę firm bardzo dużych (o obrotach powyżej 150 mln euro), więc i nie ma dedykowanego rozwiązania z tej grupy produktów.
Druga grupa to tzw. średnie systemy dedykowane. Jedna z dużych firm okiennych w Polsce posiadała już taki system, opracowany pod jej wymagania i organizację wewnętrzną. Po zapoznaniu się z prezentacją produktu uznaliśmy, że pomimo wielu oczywistych zalet, ma też kilka wad. Możemy podejrzewać, że cena takiego systemu to około 0,5 mln PLN.

Na trzecią grupę, czyli radosną twórczość domorosłych informatyków nie chcieliśmy patrzeć, bo pomimo najniższej ceny, najwyższe byłoby ryzyko niepowodzenia projektu.
Po tej analizie dość łatwo było stwierdzić, że gotowego rozwiązania nie ma. Zdecydowaliśmy, że wybierzemy jeden z obecnych na rynku systemów handlowo-księgowych i zintegrujemy go z systemem WH OKNA. Dość szybko trafiliśmy na prężnego integratora Symfonii Forte, który nie bał się wyzwań. Pomoc ze strony Winkhausa uznaliśmy za oczywistość: w końcu zawsze znany był z inwestowania w nowe technologie.

Jak długo użytkowali państwo Symfonię bez modułu integracyjnego?
Przed wdrożeniem Symfonii Forte używaliśmy w dziale handlowym jej wersji Premium. Księgowość operowała starym systemem, opartym o DOS. Dział PCV używał w magazynach programu Subiekt. Mieliśmy więc tzw. pełen przegląd rynku. I mówię to oczywiście z dużą dozą autoironii. Symfonię Forte wprowadzaliśmy etapami na przełomie 6 tygodni. Oczywiście wdrożenie poprzedzone było wielomiesięcznymi pracami nad systemem.

Byli państwo pomysłodawcami i zarazem pierwszymi użytkownikami tego modułu. Jak wyglądały początki?

Pierwszym i zasadniczym problemem był absolutny brak doświadczenia firmy dostarczającej Symfonię w branży okiennej. Naukę rozpoczynaliśmy od podstaw: Okno składa się z ramy, skrzydła, wzmocnień, okucia i szyby… Symfonia była pod tym względem czystą kartką papieru, którą nasz zespół mógł zapisać. Musieliśmy stworzyć cały mechanizm „logiczny”, systemy magazynów, rezerwacji… Cały cykl produkcyjny został pocięty na kawałki, tak aby dało się je przekształcić w odpowiednie procedury. Była to olbrzymia praca całego naszego zespołu.
Druga kwestia to tzw. czynnik ludzki. Nikt nie lubi narzucania nowych zwyczajów i niszczenia wieloletnich przyzwyczajeń. Nie nabierajmy się na „ewolucyjne zmiany”, jeśli wiemy, że nowa technologia, która wdrażamy, będzie rewolucyjna w skali firmy. Mam wielką satysfakcję, że skład osobowy naszego działu PCV i księgowego nie zmienił się. Mam dla nich wielki szacunek, że potrafili zmienić sposób swojej pracy i nauczyć się nowej rzeczywistości.

W jakich działach jest używany moduł integracyjny?
Moduł obsługuje dział PCV. Pośrednio powiązany jest z działem foliowania i działem żaluzji międzyszybowych.

Czy widzą państwo możliwości integracji modułów w innych działach?
Działem czekającym na automatyzację jest aluminium. Obserwujemy tam ten sam proces, co na rynku PCV ostatnich lat: konkurencja, niższe ceny i mniejsze marże. Odpowiedzią musi być zmniejszenie kosztów własnych, lepsze zarządzanie magazynami, dokładniejsze rozliczanie projektów. Przymierzamy się powoli do połączenia MB CADa z Symfonią, na podobnych zasadach jak z WH OKNA.
Gdzie zauważacie największą korzyść z integracji?
Podstawowa zaleta to przewaga informacyjna. Wiem więcej i dlatego mogę podejmować lepsze decyzje. Wiem, ile będzie mi potrzeba materiału na okna, które będą w produkcji dopiero w przyszłym tygodniu. Wiem, ile materiału mam już w magazynie, więc wiem ile muszę zamówić. W rezultacie mamy niższe stany magazynowe materiałów. Mamy wyższą płynność produkcji, wyższą wydajność, lepszą kontrolę zużycia materiałów, krótsze terminy i wyższe zyski. Naprawdę nie za bardzo mogę znaleźć jakieś wady…

W czym moduł integracyjny pomógł?
Moduł integracyjny, tak jak każdy inny system informatyczny, bardzo dobrze zastępuje człowieka w obsłudze powtarzalnych, „typowych”, operacji, które dobrze da się opisać. Dla przykładu człowiek mógłby zliczyć zapotrzebowanie na materiał ze wszystkich zleceń, które weszły danego dnia. Zajęłoby mu to zapewne kilka dobrych godzin i istniałaby duża szansa pomyłki. Komputer robi to u nas w kilka sekund i mam pewność, że się nie po-mylił. Człowiek musi pomagać komputerowi w rozwiązywaniu problemów nietypowych. Nie oszukujmy się: komputeryzacja nie jest panaceum na wszystkie bolączki a jedynie może pomóc w realizacji podstawowych celów firmy. Nie wprowadzajmy nowych technologii dla samego ich wprowadzania; wprowadzajmy tak, żeby rozwiązywały jakieś określone problemy lub dawały określoną przewagę konkurencyjną.

Komu poleciłby pan takie rozwiązanie?
Nasi partnerzy od początku starali się uniwersalizować swój produkt. Znaczy to ni mniej ni więcej to, że sam moduł integracji jest tak zaprojektowany, żeby można go było bardzo dobrze dopasować do struktury organizacyjnej danej firmy. Mówiąc oględnie, to program przystosowuje się do firmy a nie firma do programu. W teorii równie dobrze może on służyć firmie z obrotem 1 mln PLN jak i tej z obrotem 60 mln PLN. W praktyce polecałbym je firmom większym a nie mniejszym. System najlepiej pokazuje swoje przewagi nad człowiekiem, gdy działa pod obciążeniem, tj. w sezonie, gdy dziennie trzeba wyprodukować setki, jeśli nie tysiące okien.
Wdrożenia

W sezonie kielecki potentat produkuje dziennie ponad pół tysiąca okien.