RODO WH OKNA

Informacja RODO dla użytkowników programu WH Okna oraz wersji dealerskich WH Okna produkcji Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

Co to jest RODO?

RODO to przepisy prawa, dotyczące ochrony danych osobowych, a w szczególności:

  - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych, które weszło w życie na obszarze Unii Europejskiej z dniem 25 maja 2018 roku,

  - polska Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która weszła w życie z dniem 25 maja 2018 roku.

Czym są dane osobowe?

Dane osobowe to wszelkie informacje, pozwalające identyfikację danej osoby w sposób bezpośredni lub pośredni. Dane osobowe to między innymi: imię i nazwisko, numer PESEL, numer NIP, adres e-mail, numer telefonu.

RODO chroni dane osobowe osób fizycznych, czyli wszystkich osób (ludzi), niezależnie od tego, czy są konsumentami czy przedsiębiorcami.

Na czym polega przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych to każda operacja, odnosząca się do danych osobowych, na przykład: modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesłanie, rozpowszechnianie, udostępnianie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych.

Jakie uprawnienia wynikają z RODO?

Osoba, której dane osobowe są przetwarzane, posiada szereg uprawnień, wynikających z przepisów prawa. Należą do nich: prawo do uzyskania informacji na temat zakresu i celu przetwarzania danych, prawo do sprostowania czy prawo do usunięcia danych, prawo do bycia zapomnianym.

W celu realizacji praw, związanych z ochroną danych osobowych, należy zgłosić się do Administratora Danych Osobowych.

Czy Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. jest administratorem danych, które są wprowadzane do systemu WH Okna?

Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. nie jest Administratorem Danych Osobowych, wprowadzonych do systemu WH Okna, lecz może być podmiotem przetwarzającym te dane (procesorem).

Czy dane, które wprowadzam do systemu są bezpieczne i przetwarzane zgodnie z RODO?

Dane wprowadzone do systemu są bezpiecznie przechowywane na serwerach należących do firmy Amazon, znajdujących się w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, oraz na serwerach, należących do firmy Microsoft.

Pracownicy Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. mogą mieć dostęp do danych osobowych, wprowadzonych do systemu wyłącznie w celu zapewnienia obsługi informatycznej serwisu. W takim przypadku pracownicy są upoważnieni do przetwarzania właściwych danych osobowych oraz zobowiązani do zachowania poufności w zakresie danych osobowych, do których posiadają dostęp.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w serwisie WH Okna:

  - Używaj bezpiecznego hasła- takiego, które będzie zawierać małe i duże litery oraz cyfry.

  - Nie udostępniaj nikomu hasła ani nie zapisuj go ani nie ujawniaj.

  - Regularnie zmieniaj hasło.

  - Korzystaj tylko z zaufanych komputerów, urządzeń do zewnętrznego magazynowania danych oraz urządzeń mobilnych.

  - Po zakończeniu pracy w systemie pamiętaj, by wylogować się z systemu.

Informacje techniczne na temat przetwarzania danych osobowych - Program WH Okna

1.Wszystkie dane są przetwarzane na lokalnych komputerach klienta w bazach MS SQL.

2.Na zlecenie producenta dane osobowe, w tym również dane osobowe klientów, mogą być przekazywane Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

3.Dostęp do programów WH Okna i WH Bazy jest ograniczony poprzez procedurę logowania za pomocą indywidualnego hasła użytkownika. Zalogowani użytkownicy mają dostęp do danych, w tym do danych osobowych w zależności od uprawnień.

4.Dane osobowe klientów i dealerów są zapisywane w tabelach:

  - dbo.klienci,

  - dbo.rep.odbiorca,

  - dbo.dealerzy.

5.W archiwach technologicznych *.ar3 nie są zapisywane tabele z danymi osobowymi.

6.W plikach dokumentów *.ofr i *.zlc mogą znajdować się zaszyfrowane dane osobowe (jeśli użytkownik sporządzający te dokumenty, takie dane podał).

Informacje techniczne na temat przetwarzania danych osobowych - Program WH Okna wersja dealerska (klasyczna)

1.Program WH Okna wersja dealerska jest instalowany lokalnie w siedzibie dealera.

2.Wszystkie dane są przetwarzane na lokalnych komputerach w bazach MS SQL.

3.Żadne dane, w tym również dane osobowe klientów, nie są przekazywane Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

4.Dostęp do programu WH Okna wersja dealerska jest ograniczony poprzez procedurę logowania za pomocą indywidualnego hasła użytkownika. Zalogowani użytkownicy mają dostęp do danych, w tym do danych osobowych w zależności od uprawnień.

5.Dane osobowe klientów i dealerów są zapisywane w tabelach:

  - dbo.klienci,

  - dbo.rep.odbiorca.

6.W plikach dokumentów *.ofr i *.zlc mogą znajdować się zaszyfrowane dane osobowe (jeśli użytkownik sporządzający te dokumenty, takie dane podał).

Informacje techniczne na temat przetwarzania danych osobowych - Program WH Okna Cloud (w chmurze)

1.Program WH Okna Cloud jest instalowany w chmurze obliczeniowej firmy Amazon.

2.Usługodawca, firma Amazon ma siedzibę w USA i posiada certyfikat EU-US-Privacy Shield. Aktualny certyfikat dostępny jest pod linkiem: https://www.privacyshield.gov/list. W ramach umowy pomiędzy USA a Komisją Europejską ta ostatnia stwierdziła odpowiedni poziom ochrony danych w przypadku przedsiębiorstw posiadających certyfikat Privacy Shield.

3.Wszystkie dane są przetwarzane w chmurze obliczeniowej firmy Amazon.

4.Administratorem chmury obliczeniowej na której działa program WH Okna Cloud jest Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k., który wynajmuje usługę od firmy Amazon.

5.Chmura obliczeniowa na której przetwarzane są dane WH Okna Cloud znajduje się na terenie UE.

6.Żadne dane, w tym również dane osobowe klientów, nie są przekazywane Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

7.Dostęp do programu WH Okna wersja dealerska jest ograniczony poprzez procedurę logowania za pomocą indywidualnego hasła użytkownika. Zalogowani użytkownicy mają dostęp do danych, w tym do danych osobowych w zależności od uprawnień.

8.Dane osobowe klientów i dealerów są zapisywane w tabelach (tabele te znajdują się w chmurze obliczeniowej):

  - dbo.klienci,

  - dbo.rep.odbiorca.

9.W plikach dokumentów *.ofr i *.zlc mogą znajdować się zaszyfrowane dane osobowe (jeśli użytkownik sporządzający te dokumenty, takie dane podał).

Informacje techniczne na temat przetwarzania danych osobowych - Serwer wymiany danych WH Okna (serwer komunikacyjny)

1.Serwer wymiany danych WH Okna znajduje się w chmurze obliczeniowej firmy Microsoft.

2.Usługodawca, firma Microsoft ma siedzibę w USA i posiada certyfikat EU-US-Privacy Shield. Aktualny certyfikat dostępny jest pod linkiem: https://www.privacyshield.gov/list. W ramach umowy pomiędzy USA a Komisją Europejską ta ostatnia stwierdziła odpowiedni poziom ochrony danych w przypadku przedsiębiorstw posiadających certyfikat Privacy Shield.

3.Wszystkie dane są przetwarzane w chmurze obliczeniowej firmy Microsoft.

4.Administratorem chmury obliczeniowej na której działa serwer wymiany danych WH Okna jest Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k., który wynajmuje usługę od firmy Amazon.

5.Do serwera wymiany danych mają dostęp wyłącznie upoważnieni pracownicy IT firmy Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

6.W bazach danych wykorzystywanych przez serwer wymiany danych WH Okna znajdują się dane:

A.Dane służące do identyfikacji partnerów biznesowych (producent – dealer) w celu zapewnienia prawidłowej komunikacji i przesyłania dokumentów. Są to następujące dane:

Tabela dbo.adresaci:

  - NIP (identyfikator użytkownika, dowolny unikalny ciąg znaków),

  - Nazwa (pole opisowe, nazwa dealera),

  - Pola Update, Update1, Update2, Update3 (identyfikatory bazy danych),

  - User_no (numer użytkownika nadawany podczas rejestracji programu WH Okna),

  - Pola User_info1, User_info2, User_info3, User_info4 (pola opisowe przesyłane od producenta do dealera, zwykle są to dane które pojawiają się na nagłówkach raportów i opisują na przykład dane adresowe biura dealera),

  - Expiry (data ważności bazy danych dealera).

  - Tabela dbo.zlecenia:

  - NIP producenta i dealera (identyfikatory użytkowników, dowolny unikalny ciąg znaków),

  - Nazwa zawierająca kod ZOD (unikalny numer dokumentu komunikacji producent – dealer),

  - Pole Data (zawiera binarne, zakodowane dane w których znajduje się dokument: zapytanie ofertowe lub zlecenie produkcyjne. W tych danych mogą się znajdować dane osobowe klientów, jeśli oczywiście dealer je wprowadził). Serwis wymiany danych WH Okna nie analizuje w żaden sposób tych danych.

B.Dane przetworzonych dokumentów nie są przechowywane przesz serwer komunikacyjny WH Okna

Nasze dane kontaktowe i Państwa prawa

Mają Państwo prawo do bezpłatnej informacji dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych, które są u nas przechowywane. W razie pytań prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych osobowych:

Marzena Jakimowicz

Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

ul. Przemysłowa 1

64-130 Rydzyna

+48 661 340 072

iodo@winkhaus.pl

Pytania, uwagi bądź wątpliwości dotyczące funkcjonowania programu WH Okna wersja dealerska, WH Okna Cloud bądź serwera komunikacyjnego prosimy kierować za pośrednictwem naszych informatyków terenowych lub pracowników Help-desk:

Mariusz Jankowski +48 65 52 55 745

Tomasz Hoffmann +48 65 52 55 793

Damian Radziejewski +48 65 52 55 746

Z wyrazami szacunku

Maciej Matella

Dyrektor ds. Rozwoju

Winkhaus Polska Beteiligungs spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

Przemysłowa 1

64-130 Rydzyna

+48 603 115 455

maciej.matella@winkhaus.pl

Informacja RODO dla uzytkownikow programu WH Okna

DSGVO-Auskunft fr die Benutzer des Programms WH Fenster

Informace tkajc se nazen o ochran osobnch daj pro uivatele programu WH Okna

Information on the General Data Protection Regulation GDPR for users of the WH Okna software

Zapytaj specjalistę

Mariusz Jankowski

Dział IT

T +48 65 52 55 745

F +48 65 52 55 800

Tomasz Hoffmann

Dział IT

T +48 65 52 55 793

F +48 65 52 55 800

Damian Radziejewski

Dział IT

T +48 65 52 55 746

F +48 65 52 55 800